Firemní vánoční večírek: checklist, termíny a rozpočet

Každý podzim dostane někdo ve firmě úkol: „Zařídíš vánoční večírek?“ A pak zjistí, že nejlepší pátky v prosinci jsou dávno pryč. Tenhle článek je checklist pro takového člověka. Od rezervace přes menu a dopravu až po to, co dělat, když se v půlce večera přestane bavit.

Kdy rezervovat

Prosinec je pro restaurace nejvytíženější měsíc roku. Večírky, rodinné oslavy, předvánoční posezení. Orientačně:

Termín večírku	Kdy rezervovat
Pátek nebo sobota v prosinci	Září až začátek října
Všední den v prosinci	Říjen až listopad
Konec listopadu	Říjen
Leden („povánoční večírek“)	Listopad až prosinec

Neberte to jako zákon, ale jako varování. Pokud čtete tento text v listopadu a chcete pátek před Vánoci, volejte hned.

Rada z praxe: zvažte konec listopadu nebo leden. Lidé nemají v kalendáři pět akcí v jednom týdnu, přijde jich víc a restaurace i doprava jsou flexibilnější.

Checklist organizátora

Dva až tři měsíce předem

• Rozpočet schválený vedením (celkem nebo na osobu)
• Termín a odhad počtu lidí, včetně partnerů, pokud jsou zváni
• Rezervace místa, ideálně uzavřený prostor jen pro vás
• Předběžná objednávka dopravy

Měsíc předem

• Pozvánka s datem, časem, místem a informací o dopravě
• Sběr přihlášek a výběr jídla (formulář nebo tabulka)
• Diety a alergie
• Program: proslov vedení, ocenění, tombola, hudba
• Technika: projektor, mikrofon, reproduktor

Týden předem

• Konečný počet lidí restauraci
• Časy odjezdů dopravy, seznam zastávek
• Dárky nebo ceny do tomboly
• Způsob platby: faktura na firmu, záloha, co platí firma a co si lidé platí sami

V den večírku

• Přijet o hodinu dřív, zkontrolovat prostor a techniku
• Předat obsluze kontakt na sebe a časový plán
• Mít po ruce telefon na dopravce

Rozpočet na osobu: z čeho se skládá

Konkrétní částky se liší podle regionu, místa i toho, co chcete, takže je tu nebudeme vymýšlet. Užitečnější je vědět, z jakých položek se rozpočet skládá a kde obvykle ujede.

Položka	Na co myslet
Jídlo	Servírované menu, raut, nebo kombinace. Počítejte s večeří i s něčím k zakousnutí později v noci
Nápoje	Největší neznámá. Rozhodněte předem: neomezená konzumace, limit na osobu, nebo jen přípitek a zbytek na vlastní účet
Prostor	Některá místa účtují pronájem, jinde je v ceně při určité útratě. Zeptejte se
Doprava	Autobus tam a zpět, případně víc zastávek
Program	Hudba, DJ, moderátor, fotograf
Dárky a tombola	Často se zapomíná
Rezerva	Aspoň desetina rozpočtu. Vždycky se něco přidá

Na nápojích rozpočet ujíždí nejčastěji. Pokud firma platí „všechno“, dohodněte s restaurací, že vás obsluha během večera upozorní, až se útrata blíží stanovené hranici. Druhá možnost: firma zaplatí jídlo a určitý počet nápojů, další si lidé platí sami.

Doprava: řešte ji jako první

Večírek mimo centrum města stojí a padá s dopravou. Nikdo nechce řešit, kdo řídí.

• Objednaný autobus nebo mikrobus. Nejjistější varianta. Domluvte dvě odjezdová kola, třeba jedno dřív pro ty, kdo jdou domů k dětem, a druhé později.
• Více zastávek. Pokud lidé bydlí v různých obcích, naplánujte trasu, ať autobus nejezdí zbytečně tam a zpátky.
• Spolujízda s určenými řidiči. Funguje u menšího týmu. Řidiči by měli dostat aspoň nealko a jídlo na firmu.
• Taxi. Na vesnici v noci není samozřejmost. Objednávejte předem.

Restaurace Na Sýpce leží v Dobré, pár minut od sjezdu z D48, takže je dostupná z Frýdku-Místku, Nošovic, Třince i Ostravy. Přesný příjezd a parkoviště jsou na stránce kde nás najdete. Pro firmy z okolí Hyundai a průmyslové zóny jsme blízko, podobně jako u firemních obědů.

Menu: večeře, ne hostina

Vánoční večírek není svatba. Lidé chtějí pořádně najíst, ale hlavně se bavit spolu. Osvědčené schéma:

1. Přípitek při příchodu
2. Polévka, v zimě klidně něco hutnějšího, třeba zelňačka nebo česnečka
3. Hlavní chod s výběrem ze dvou nebo tří jídel, které lidé vybrali předem
4. Dezert a káva
5. Pozdní občerstvení kolem desáté, protože po večeři se hodně pije. Chuťovky k pivu jako tvarůžkový tatarák, topinky nebo paštika

Výběr jídla dopředu ušetří obsluze i kuchyni čas a vám nervy. Stačí jednoduchý formulář s variantami a kolonkou na alergie. Co vaříme, je na stránce jídelní lístek, menu pro večírek domlouváme podle počtu lidí. K nápojům se hodí článek jaké pivo k jakému jídlu.

Program večera

Čas (orientačně)	Co se děje
18:00	Příjezd, přípitek
18:30	Krátký proslov vedení (opravdu krátký)
18:45	Večeře
20:00	Ocenění, poděkování, tombola
20:30	Volná zábava, hudba
22:00	Pozdní občerstvení
22:30	První odjezd dopravy
později	Druhý odjezd

Časy upravte podle otevírací doby místa. U nás je otevřeno do 21:00 a kuchyně vaří do 20:00, delší akce v salonku je potřeba domluvit předem.

Pár zásad k programu:

• Proslovy do deseti minut. Celkem, ne každý.
• Tombola funguje vždy. I drobné ceny udělají radost.
• Hudba tak nahlas, aby se dalo mluvit. Na vánočním večírku si lidé chtějí povídat s kolegy z jiných oddělení.
• Nenuťte nikoho do soutěží. Kdo chce, zapojí se.

Pokud chcete s večírkem spojit i odpolední aktivitu, tipy najdete v článku teambuilding v Beskydech.

Partneři, směny a ti, kdo nepijí

Tři věci, na které se při plánování snadno zapomene:

• Partneři. Rozhodněte hned na začátku, jestli jsou zváni. Zdvojnásobí to počet lidí i rozpočet a změní charakter večera. Ať tak, či onak, napište to jasně do pozvánky.
• Směnný provoz. Ve výrobě a logistice nikdy nemají volno všichni najednou. Vyberte den, kdy je volno pro co nejvíc lidí, nebo udělejte dvě menší akce. Lepší dva poloprázdné večery než jeden, na který půlka lidí nemůže.
• Lidé, kteří nepijí. Řidiči, těhotné kolegyně, lidé, kteří prostě nechtějí. Domluvte s restaurací pořádnou nabídku nealka, třeba domácí limonádu nebo nealkoholické pivo, aby se nikdo necítil jako host druhé kategorie.

Pomůže i krátká anketa předem: termín, jídlo, doprava a jestli dotyčný přijde s partnerem. Odpovědi rovnou použijete pro restauraci i dopravce.

Nejčastější chyby

• Pozdní rezervace a pak kompromis, se kterým nikdo není spokojený
• Žádná doprava zpět, nebo jen jeden pozdní odjezd
• Nevyjasněné nápoje a překvapení na faktuře
• Moc dlouhé proslovy
• Zapomenuté diety: vegetariáni, celiakie, alergie

Shrnutí

Dobrý vánoční večírek potřebuje včasnou rezervaci, vyřešenou dopravu, jasná pravidla pro nápoje a krátký program. Pokud hledáte místo mimo město s vlastním prostorem pro firmu, podívejte se na stránku firemní akce nebo rovnou na salonek. Termín a menu domluvíme přes kontakt.